Как делегировать обязанности

Доброго здоровья, уважаемый читатель журнала «Web4job.ru”! В этой статье мы поговорим на тему Как делегировать обязанности, почему делегирование необходимо, какие факторы надо учитывать при делегировании обязанностей, какие задачи делегировать нужно, а какие — нельзя.

Содержание статьи:

1 Как делегировать обязанности
2 Посмотрим видео на тему Как делегировать обязанности
3 Заключение
- 3.1 Понравилось? Поделитесь с друзьями!
- 3.2 Получите высокооплачиваемую интернет-профессию!

В жизни многих людей случаются такие ситуации, когда на выполнение возложенных на них обязанностей не хватает сил и возможностей с ними справиться.

Именно поэтому важно знать, как правильно организовать рабочее время, подобрать сотрудников и распределить между ними обязанности.

Важно понимать, что распределение обязанностей — это не способ уйти от ответственности, а форма грамотного разделения труда, позволяющего повысить его эффективность.

Делегирование облегчает работу руководителя, но не снимает с него обязанности за принятие окончательного решения.

В течение рабочего дня можно выполнить определенный объем работы. Если не успевать выполнять всего, что от вас требуется, это может стать причиной стресса, и вы будете испытывать чувство неудовлетворенности из-за того, что подводите людей.

В одиночку невозможно переделать все дела, даже работая круглосуточно.

Поэтому надо научиться поручать свои обязанности другим сотрудникам.

Передача обязанностей — важный навык, которому необходимо учиться.

Делегирование — это организация работы, когда руководитель между подчиненными распределяет конкретные задачи.

И это совершенно необходимо. Делегировать полномочия вынуждает сама жизнь вне зависимости от того, хочет руководитель этого или нет, умеет он это делать или не умеет.

Основная заповедь любого управленца «Подчиняться работе должен не я, а она мне».

Почему делегирование необходимо?

Ежедневный объем работы, которую необходимо выполнить руководителю, всегда превышает его физические и временные возможности. Если часть рутинной работы он поручит другим специалистам, у него останется больше времени для решения более важных дел;

Подчиненный должен понимать, что он обязан справиться с порученной ему работой, и, может быть, выполнить ее даже лучше, чем руководитель.

Хороший менеджер — это не тот, кто делает работу лучше своих подчиненных, а тот, кто руководит так, что подчиненные выполняют задания не хуже его.

Делегировать надо:

Рутинную работу;
Решение отдельных несложных вопросов;
Подготовительную работу проекта;
Специализированную работу, т.е. ту, которую специалист выполнит лучше руководителя.

При этом руководствуйтесь таким принципом: «Все, что могут выполнить сотрудники, должны делать они».

Но никогда не подлежат делегированию такие задачи:

Функции руководителя: постановка задач; контроль за их выполнением; принятие решения по стратегическим вопросам;
Конфиденциальные задачи;
Особо важные задачи и задачи высокой степени риска;
Срочные дела, для объяснения и перепроверки которых нет времени;
Мотивация сотрудников.

Какие факторы необходимо учитывать при делегировании

Перед тем, как поручить кому-то выполнение задания, надо учесть некоторые факторы:

Обладает ли претендент необходимым опытом и знаниями для его выполнения;
Если опыта недостаточно, хватает ли у вас времени для обучения специалиста;
Загруженность специалиста: достаточно ли у него времени для выполнения нового проекта;
Можно ли его освободить от текущей работы и передать ее другим специалистам.

Когда вы делегируете часть своих обязанностей, то замечаете, что другой исполнитель тратит на выполнение работы больше времени, чем вы. И это объяснимо: вы в данном направлении являетесь экспертом, а сотрудник — только учится.

Поэтому надо набраться терпения. Если вы правильно выбрали человека для передачи ему обязанностей, то вскоре заметите, что он становится все более компетентным, а, значит, более надежным специалистом.

Искусство управления — это умение достигать нужных результатов силами других людей.

А делегирование полномочий является одним из основных навыков эффективного руководителя.

Как правильно передать полномочия

Чтобы правильно передавать полномочия, надо учитывать несколько правил:

Уровень задачи должен соответствовать уровню знаний исполнителя. Сложность задачи соотнесите с навыками, способностями и мотивацией человека, которому хотите поручить выполнение задания. Важно понимать, что задача для него не слишком сложная, и он с ней справится;
Делегируйте полномочия постепенно, человек должен поверить в себя и свои силы. Особенно, если проект серьезный и сложный, процесс делегирования должен быть поэтапным;
У человека должно быть ощущение полной ответственности за порученное ему дело. Он должен понимать, что обязан выполнить порученную ему работу, кроме него ее не выполнит никто;
При делегировании полномочий вы должны четко представлять, какой конкретный результат хотите получить. Исполнитель также должен понимать, чего от него ждут. Уточните, как он понял поставленную перед ним задачу;
Он должен быть заинтересован в выполнении работы. А если он имеет возможность напрямую общаться с руководством, это повышает стремление выполнить задание хорошо;
Полномочия необходимо делегировать соразмерно уровню ответственности. Если проект большой, сотрудники должны знать, сколько времени на него отводится и к кому обращаться за помощью при возникновении проблем;
Оставьте исполнителя в покое, он должен понимать, что именно он несет полную ответственность за конечный результат.

Умение делегировать обязанности — это ключевой фактор успеха любого руководителя. Отсутствие этого фактора означает, что вы будете вынуждены всю работу выполнять сами.