Правила телефонного этикета

Доброго здоровья, уважаемый читатель журнала «Web4job.ru”! В  этой статье мы поговорим  на тему Правила телефонного этикета.  Специалист любой фирмы, которая заботится о своем имидже, должен их знать и применять на практике.

Правила телефонного этикета

Для  создания профессионального имиджа нужно  соблюдать правила телефонного этикета.

Любой специалист фирмы, который принимает звонки и звонит для решения рабочих задач, должен придерживаться следующих правил:

Следите за интонацией

Голос говорит собеседнику о вашей заинтересованности, интонация передает отношение к человеку, поэтому разговаривать надо энергично и с энтузиазмом.

После снятия трубки, приветствуйте звонящего, тем самым вы показываете, что этот звонок для вас важен.

Затем представьтесь, назовите свое имя-отчество, наименование фирмы, можно после приветствия просто назвать наименование фирмы.

На входящие звонки надо отвечать после 2-х или 3-х гудков

Это означает, что вы заинтересованы в клиенте.
Если снять трубку позже, клиент может потерять терпение и начать нервничать.

Когда вы звоните, не надо говорить «Вас беспокоит» или «Вас тревожит»…

Это заставляет человека насторожиться, а почему тревожит?
Тем самым вы как — будто заставляете человека отнестись к звонку как к отвлечению от дела.

Надо просто сказать «Здравствуйте!» или «Добрый день! Вам звонит Иван Петрович с компании «Феникс!» и т.д.
После этого уточните, имеет ли он возможность разговаривать.
Это говорит о том, что вы цените его время.

Любой человек строит планы на день и в момент звонка может находиться на конференции, собрании или занят другими важными делами.
Надо как можно быстрее объяснить причину звонка и начать деловой рзговор.

У бизнесменов обычно все время расписано, поэтому они не хотят терять его на пустые разговоры по телефону.
Исключением могут быть люди, за время работы с которыми у вас сложились дружеские отношения и с которыми можно поговорить на другие темы.

Включать клавишу «удержание»

В случае, если возникает необходимость выйти из кабинета за каким-либо документом или распечатать его, позвать к телефону коллегу по работе или уточнить какой-то вопрос, надо нажать на клавишу «удержание».
Это необходимо для того, чтобы звонящий не слышал, о чем разговаривают в кабинете.

Когда ставите на удержание, уточните, есть ли у человека время немного подождать и объясните причину, для чего это нужно.
При снятии с удержания поблагодарите человека за то, что пришлось подождать.
Это позволит снять напряжение, возникающее у людей при ожидании.

Если вы понимаете, что ожидание может занять минуту или больше, лучше попросите собеседника отключиться, сказав, что перезвоните, когда освободитесь.

Когда просят специалиста,отсутствующего на рабочем месте, объясните, что его нет и предложите свою помощь.
Если это не устраивает, спросите, кто звонил и что передать сотруднику.

По окончании разговора скажите человеку «До свидания!»

Скорость вашей речи должна соответствовать темпу речи собеседника.

Во время разговора не надо есть, пить или курить. Звонящий все это слышит и по телефону это слушать неприятно.

В случае, когда вы понимаете, что отвлекли человека от важного занятия, не надо извиняться.
Надо просто поблагодарить его, что он выделил время для разговора.

Пользоваться громкой связью можно в случае крайней необходимости и с разрешения собеседника.
Иначе у него может сложиться впечатление, что вас кто-то подслушивает.

По роду деятельности многим приходится общаться с секретарями компаний

При общении с ними:

• Не оскорбляйте их, относитесь к ним с уважением.
  Многие из них обладают большим авторитетом, поэтому от вашего отношения зависит — приобретете в их лице друга или врага;
• Относитесь к ним, как к своим клиентам. По сути, они и есть ваши клиенты.
  Но в большинстве случаев от их мнения будет зависеть мнение руководства компании, они могут преподнести ваш звонок, как звонок назойливого клиента и сделать так,
  что ваша почта может до руководства не доходить;
• С ними надо выстраивать дружеские взаимоотношения.
  В лице секретаря вы получите своего сторонника в той компании.
  Никто не может предугадать, кем в будущем он может стать, поэтому всегда надо относиться к людям с уважением.

Посмотрим видео на тему Правила телефонного этикета

Правила телефонного этикета

Этикет делового телефонного общения

Заключение

В этой статье мы рассмотрели тему Правила телефонного этикета, которые должен знать специалист любой фирмы.

Надеюсь, статья оказалась полезной.
Если возникли вопросы, можете задать их через форму комментариев под этой статьей.

Также буду признательна, если поделитесь статьей со своими друзьями в социальных сетях.

Понравилось? Поделитесь с друзьями!

Получите высокооплачиваемую интернет-профессию!