Доброго здоровья, уважаемый читатель журнала «Web4job.ru”! В этой статье мы поговорим на тему Как составить план рабочего дня, какие инструменты существуют для планирования времени, что представляет собой матрица Эйзенхауэра.
Как составить план рабочего дня
Содержание статьи:
Современный ритм жизни заставляет человека задуматься о составлении плана работы на день для того, чтобы успевать выполнять основную работу и не забыть о некоторых важных вещах.
Мировой эксперт в области психологии успеха Брайан Трейси утверждает, что 10 минут, затраченных на планирование, экономят не меньше 2-х часов в сутки.
Для большей результативности многие успешные и занятые люди составляют план на неделю, а иногда — на месяц.
Но самым эффективным, все-таки, является план на день. Если его правильно составить, можно без труда успевать выполнять все намеченное и решать множество проблем.
На первый взгляд может показаться, что составление плана — задача сложная.
Но, используя удобные инструменты и приложив небольшие усилия, составить план не составит труда.
Как правильно составить план на день?
Для начала надо составить список всего, что необходимо выполнить в течение дня до мельчайших мелочей. У вас получится хаотичный перечень, и если дела не упорядочить, положительного результата не будет.
Их надо упорядочить в порядке приоритетности.
Наиболее значимые и важные дела надо запланировать в первую очередь, а уже потом — все остальные, менее срочные.
План составлять лучше с вечера, чтобы не тратить время на его составление утром следующего дня.
Для планирования существуют разные приложения, из числа которых надо выбрать наиболее подходящие в плане интерфейса.
Самыми популярными являются Google Календарь и Wunderlist.
Планирование задач можно автоматизировать с помощью CRM-системы.
В SalesapCRM реализована постановка задач на день или более длительные сроки с помощью жестко-гибкого планирования. В список можно включать те дела, которые надо выполнить в конкретный день или те, где оговорен дедлайн, т.е. крайний срок, по времени и дате.
В несколько кликов можно поставить для себя задачу; созвониться с клиентом; отправить ему коммерческое предложение; составить договор. Все это появится в расписании. И когда подойдет срок, исполнитель получит уведомление по электронной почте или через Telegram.
Здесь можно планировать и крупные проекты, включающие в себя десятки разных последовательных задач.
Ежедневно программа будет направлять напоминания, чтобы вы ни о чем не забыли.
Подойдут и бумажные органайзеры, но их недостаток в том, что вы не будете получать напоминания о предстоящем задании.
План должен учитывать самые мельчайшие детали, к его составлению надо подходить ответственно, объективно рассчитывать время на выполнение каждого задания.
Кроме рабочих моментов, в план надо включать время на отдых, обеденный перерыв.
Пожалуй, самое сложное — четко придерживаться всех пунктов плана.
Чтобы вас ничто не отвлекало от работы, надо поставить телефон на беззвучный режим, закрыть все лишние закладки в компьютере, предупредить родных, что вы работаете и вас в это время не надо беспокоить.
В случае, если вас будут отвлекать от работы, вам придется тратить некоторое время на то, чтобы опять сфокусировать свое внимание на задании.
После того, как работа будет выполнена, проверьте, все ли запланированные пункты плана исполнены. Если какой-то из пунктов остался не выполненным, проанализируйте, в чем причина, что этому помешало и как исключить это в дальнейшем.
Ваши цели могут поменяться, поэтому по мере надобности корректируйте свой план.
Одним из методов тайм-менеджмента при определении приоритетов дел на день является матрица Эйзенхауэра.
Она представляет собой 4 квадрата, включающие дела в соответствии с важностью и срочностью:
Важные и срочные дела
К ним относятся те, которые не терпят отлагательств. Их нельзя перенести на завтра, потому что будет уже поздно.
К таким делам относится, например, выполнение задач по проекту, по которому подходит срок его сдачи.
Важные и срочные дела могут возникнуть в связи с форс-мажорными ситуациями.
Важные, но не срочные дела
Это те, выполнение которых может подождать. Но, чтобы не устраивать себе ненужную гонку для их выполнения, надо на них обратить внимание заранее.
К ним относятся:
- Выполнение текущей работы по проекту;
- Планирование новых проектов;
- Оценка результатов выполненного проекта.
Неважные, но срочные дела
Это дела, которые никак не влияют на результат вашей работы и не приближают к поставленной цели, но выполнять их надо.
Это:
- Неожиданный приход гостей;
- Незапланированные встречи, от которых нельзя отказаться;
- Поздравления родных с днем рождения.
Неважные и не срочные дела
Эта категория самая неприятная. Дела не срочные и не важные, но именно их хочется выполнить в первую очередь.
Это пожиратели времени: хочется сыграть в компьютерную игру, посмотреть интересную программу или фильм по телевизору, поговорить с другом по телефону, пообщаться с друзьями в соцсетях.
Матрица Эйзенхауэра хорошо подходит для того, чтобы четко понимать, чем и когда заниматься в первую очередь, чтобы стать организованнее.
В целях экономии времени желательно по мере возможности делегировать дела своему помощнику.
Как планировать рабочий день фрилансеру, вы узнаете, перейдя по ссылке https://web4job.ru/kak-planirovat-rabochij-den/.
Посмотрим видео на тему Как составить план рабочего дня
Как составить план на день
Как составить планы на день? 5 шагов для успешного плана на день
Как составить эффективный план работы на день?
Заключение
В этой статье мы рассмотрели тему Как составить план рабочего дня, какие существуют инструменты для планирования времени. Планирование рабочего времени является актуальным для многих людей, стремящихся более результативно использовать каждый день своей жизни.
Если уметь правильно планировать свое время, можно добиться большей результативности в работе.
Надеюсь, статья оказалась полезной. Если возникли вопросы, можете задать их через форму комментариев под этой статьей.
Также буду признательна, если поделитесь статьей со своими друзьями в социальных сетях.
Понравилось? Поделитесь с друзьями!
Получите высокооплачиваемую интернет-профессию!
Оставить комментарий